計算機軟件在辦公自動化管理上的應用

 　　辦公自動化模式具有較強的綜合性，備受企業及其他領域人士關注。計算機軟件的創新發展拓寬了自動化辦公的應用范圍，能夠切實有效地提高企業管理水平，進而提高企業辦公效率和競爭實力，增加企業經濟效益與社會效益。本文主要討論了計算機軟件辦公自動化管理的原因。

　　一、計算機軟件在辦公自動化管理上存在的問題

　　(一)計算機操作水平限制

　　一些企業雖然引進了大量計算機，但由于企業員工計算機能力和水平的限制，不能有效加以運用，既浪費了資源，又降低的辦公效率。部分企業即使為員工提供了計算機培訓機會，但往往流于形式，不能取得實效，影響了企業的工作。企業在購置計算機及進行員工培訓的過程中浪費了資金和情感卻得不到預期的回報，對企業來說確實是一大損失。此外，由于企業員工缺少安全智能常識和安全保密意識，往往容易使企業文件和數據被他人竊取，從而為企業帶來更大的安全風險和隱患，威脅企業的生存與發展[1]。

　　(二)計算機軟硬件配置失當

　　部分企業為了追求辦公自動化所帶來的實效，大量購置不相匹配的計算機軟件和硬件，高額的投資卻對增加企業經濟效益毫無作用，是一種資源浪費。相反，部分企業為了降低投資成本，利用盜版軟件充數，不僅增加了質量安全隱患，還可能在后期花費更多資金來進行維修，反倒提高了企業成本花銷。因此，這兩種情況都在一定程度上增加了企業損失，阻礙了企業對計算機軟件辦公自動化管理的運用，不利于辦公自動化的普及和推廣。

　　二、計算機軟件在辦公自動化管理上的應對策略

　　(一)強化計算機軟件應用管理

　　提高對計算機軟件辦公自動化管理的應用的認識有助于計算機技術在數據處理等領域的推廣應用，還能提高數據整合分析能力，為企業與合作者提供規范化數據歸類，并能夠最大限度地普及自動化辦公，提高數據信息利用率。企業應該增加計算機成本投資，逐漸完善計算機管理系統和輔助決策能力，從而實現管理層的正確決策，降低決策風險和經濟損失。

　　(二)加強企業員工計算機培訓

　　企業應該為員工提供系統的計算機軟件相關課程的培訓，定期開展的有效培訓有利于員工計算機實際操作能力的提高。企業管理人員也應具備熟練的計算機技能，這樣才能對系統數據進行有效分析和總結，進而提高運用計算機輔助決策的能力，增加企業收益[2]。企業一線基層員工不僅要懂得數據操作，還需要熟悉計算機軟件和硬件的維護并掌握必要的安全常識和網絡知識，這樣才能使計算機軟件辦公自動化管理應用得以安全自如運行，發揮出其無限的作用和潛在價值。

　　(三)建立健全計算機管理制度

　　建立健全計算機管理制度不僅能夠使企業在辦公自動化管理應用中及時處理計算機操作問題，提高員工工作效率，而且員工可以管理制度辦事，減輕計算機管理者負擔，取得良好的效果。計算機管理制度需要企業領導與員工共同遵守，并在實際工作中補充遺漏之處，不斷改進和完善管理制度。在員工培訓時，也可增加計算機管理制度內容，增加員工對計算機軟件吧自動化的了解與認識，制度只有得到切實落實才能發揮作用，推動自動化辦公的順利展開。

　　(四)選用合適的計算機軟件設備

　　計算機軟件的選用是辦公自動化管理應用推廣的前提和基礎，只有選擇優質、適合的軟件才能真正提高自動化辦公水平。因此，企業挑選軟件時需要充分了解軟件所能承載的最大容量，然后結合具體的發展規劃匹配相應等級和數量的軟件。當然，企業既不能毫無節制的過度擴充軟件，也不能只顧眼前利益而購置劣質軟件，這就突顯了企業購置軟件的睿智，需要企業做好預算及規劃。

　　三、計算機軟件在辦公自動化管理上的應用

　　計算機軟件在辦公自動化管理上主要應用于連接、溝通、通用、監控等四個方面。對于連接來說，計算機軟件能夠利用局域網來連接集中以及分散的辦公區域，借助網絡將各個區域進行串聯，形成規范化的模式，此流程模式可以用于資料查找和傳送。在溝通方面，計算機軟件通過在自動化辦公區域建立公共平臺而實現，在企業員工遇到問題或為了滿足工作需求時，能夠利用平臺進行在線信息交流，并且在計算機遇到損壞或出現故障時，能夠迅速、自動作出反應，通過發送信號的方式通知相關管理人員，這樣不僅節約了寶貴的時間，還能夠降低損失，為工作增加便利[3]。計算機軟件辦公自動化最廣泛的優勢是具有通用性的特點，不僅適用于人員流動、規模變化的中小型企業，而且還能用于宣傳推廣產品。計算機軟件辦公自動化管理的配置性應用較強，其配置功能主要體現在管理方面及人員配置方面。此外，計算機軟件辦公自動化管理還具有監控的功效，能夠幫助工作人員實時監控業務流程和任務完成情況。監控可以及時發現工作中的失誤，其控制力較強，能夠提高企業員工工作效率，優化企業管理水平和機制，推動企業健康有序發展。

　　總結：總而言之，企業及其他領域要想獲得更好的發展，增強自身實力、提高社會地位，就一定要通過計算機軟件自動化辦公來實現，這樣才能在信息化時代引領時代潮流、與時俱進創新發展。計算機軟件是辦公自動化不可或缺的重要組成部分，對人類發展具有重大的貢獻作用。