單證，也就是文件。這個職位相對來說是比較簡單的，但要成為一名優秀的單證，還是需要努力的。當初在我的概念里，單證無非就是做做提單確認，打打提單，輸輸費用，沒什么技術含量的。不過后來才明白，雖然我沒有做過專職的單證，通常都是操作單證一個人做的，但是在以往的操作過程中，容易出錯的環節卻往往是單證負責的范圍。比如把提單上的運費條款搞錯，比如因為習慣而把包裝類型打錯之類的。
　　單證必須耐心細致，這是不容置疑的。提單確認應該掌握好時 間，開船當天雖然在理論上還是來得及進行確認的，但是畢竟太匆忙，一旦有意外情況發生，比如客戶出差無法聯系之類的，就只能進行事后更改，產生不必要的費用和麻煩。但是太早也不完全可行。很多客戶在離開船日 期尚遙遠的時 間里收到提單確認件，是不會理會的。因為貨物的正確數據他們自己還無法確認。這時，如果單證本身鍵忘或者太過忙碌，就會把這件事情暫時忘記，也不會去催促客戶。當最后突然想起來，結果就如同太晚發出提單確認件是一樣的。基本上，開船前兩天可以開始要求客戶進行確認。有些貨代公司的關于單證的操作流程基本是在已配艙已報關已進港之后，FILE才開始由操作手中轉到單證手中，這樣就可以避免這個問題。
　　對照客戶的確認件，應該準確修改每一處。如有一點看不清的地方，不要怕麻煩，一定要保證提單完全是正確的。如果給客戶的是自己公司的提單，對于訂艙單位的提單確認，也要仔細修改，認真核對。尤其是碰上做信用證的客戶，他們對提單正確性的要求幾近變態。可是沒有辦法，單證只能照做。有時侯在收發貨人或者品名描述中，會發現有一個或幾個單詞明顯拼寫錯誤，甚至客戶會將正確地改成錯誤的。這時不要擅自想當然地改成正確的，而應該及時跟客戶確認一下。很多時候，信用證上的內容本來就出現了錯誤。而提單卻必須嚴格按照信用證的內容，哪怕是拼寫錯誤。否則會影響到銀行結匯。
　　另外還有一個重要的問題。提單確認的時候應該用書面形式讓客戶確認提單的形式，正本或者電放。對于是否要求電放保函的問題，我發現各個公司不盡相同。但是原則上，為了保護公司自身的利益，每一種保函還是必不可少的。但是我也想過一個問題，有很多保函都可以使用傳真件。那萬一發生問題，客戶完全可以說他們不曾出具過保函。而且，我也已經發現了偽造正本章的方法，非刻章。赫赫，在此就不透露了。這些問題有些困惑，不過目前似乎也沒有人能明確告訴我。
　　我們對很多客戶采取付款買提單，即收到預付運費或者本地費用之后，才將提單交給客戶。如果公司確認客戶傳真的付費憑證即水單，要注意核對帳號金額。給出提單的時候要再次整理一下文件，確認客戶的提單形式。不好意思的是，我當初經常做些把正本提單寄給要求電放的客戶、或者把提單電放給要求正本的客戶這種事情。忙碌的時候，很容易把這個人對自己說過的話錯記成那個人說的。所以客戶的任何要求，都應該留下書面的確認或者自己的記錄。在決定做某件事之前，多花幾秒鐘找一下記錄，避免日后花更多的時 間補救。
　　費用一般由操作或者客服確認，單證要做的就是將費用準確輸入系統。選擇各項費用幣種的時候一定要仔細，不要出現錯誤。事先確認好客戶要求開發票的抬頭。很多客戶的發票抬頭并不是自己公司名稱。單證應該勤勞一些，任何不能百分之百確定的問題都要確認清楚，多做一步并不難，可以避免繁瑣的修正步驟。
　　如果是指定貨，單證要記得拿到訂艙單位給的提單（MB/L）后，盡早和給客戶的提單（HB/L）以及開給海外代理的帳單（DEBIT NOTE）一并發送給代理，不要等到被催促才做。建議使用掃描，察看是否字跡清晰。海外代理有任何問題反饋，要認真對待，不能拖延回復任何一次郵件的時 間。
　　萬一遇上因為提單確認中出現的問題而導致提單最后需要修改，要及時。無論做什么，很關鍵的一步就是把任何經手的文件復印留底。這樣事后出現問題容易確認責任。當然，在貨代這個行業里，或者在很多行業，我想都是一樣的。有一點不怎么道德但我們還是很有必要去做的就是：記得盡可能將責任推給別人，可以是客戶，可以是訂艙單位，可以是倉庫，可以是車隊，可以是代理。總之不是自己同事就好。錯誤當然要努力避免，但是一旦已經犯錯，我們必須在吸取教訓的同時努力將這件事情變得完美起來。我曾經在把正本提單寄給要求電放的客戶之后，將客戶的電放保函扔掉，然后說不曾收到過。赫赫，當然這就成了客戶的責任。但是也提醒我們重要的一點：傳真件送出之后記得電話確認，這樣對方賴掉的概率又少了很多，赫赫。很多時候，確認責任是為了確認承擔額外費用的對象。但如果碰到責任難以界定，客戶又不愿意承擔費用的時候，我們依然要盡可能讓客戶相信主要責任在于他，雖然我們也有責任，但占很小部分，而我們愿意為客戶承擔這次費用，以補償我們小小的責任。這么一來，客戶因為不必承擔費用向公司交代而感激你，又因為你如此在意自己的一小部分責任而尊重你，還因為他自己在你的“教導”下相信自己付主要責任而感到一些內疚。這樣你跟客戶之間的關系又上了一層樓。當然，不提倡以這種方式來企圖拉近客戶與你之間的距離，赫赫。 雖然單證負責的工作是有限的，但是依然有義務了解客戶對本公司各個環節的意見和建議。貨代人員應該都是態度積極主動的。永遠要把事情想在別人之前，不要坐在電腦前被動地等別人打電話給你。做單證也是有前途的。可以轉向做操作，也可以做一個資深單證。以前公司里有個單證主管，做的事情雖然依然只是這些，但對每一步都非常精通。甚至客戶會特意來向她請教結匯的問題。無論你身處哪個位置，熱情地去做，總是件好事情。 育路職業  

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