在新形勢下，如何用最低的成本、最快的方式來實現擴張戰略與轉型，是擺在眾多國際貨代企業面前的嚴峻問題。目前我國國際貨運代理企業已有不少擁有一定網絡或正在組建自己的網絡，但絕大多數內部信息化建設非常落后，缺乏對網絡有效的管理，缺乏對內部操作規范控制，也不能為客戶提供基本的信息化服務，這就根本制約了企業的發展和轉型。因此，從目前來看，加快建設企業信息系統建設，應該是國際貨代企業發展的一個重要戰略決策。而一個完整的信息交換系統包括很多部分，但其中的核心是業務管理信息系統，所以我們下面重點討論一下，什么樣的業務管理信息系統最適合國際貨代企業發展需要。應該說，合適的管理系統，必須具備這樣幾個條件:
　　一、清晰的管理流程：
　　管理流程是企業為了規范管理業務作業而制定一個標準的操作流程。目前大部分中小型貨運代理企業大部分采用的是一人一票負責到底的業務管理機制。
　　這種操作流程的主要特點是，一個業務人員從市場開拓，到完成業務操作全程負責到底。其最大的好處是業務關系簡單，業務人員各自獨立，可以根據完整的業務流程完成情況和實際利潤情況，對業務人員進行管理和考核。但采用這種方式由于業務人員需要完成從攬貨到訂艙、報關等全部環節、造成工作不專業，各環節沒有科學合理的分工，操作不標準，對內工作效率比較低，對外形象、標準、服務都不統一，而且由于業務人員掌握業務各個環節，容易造成流動性大等問題。
　　這種業務流程模式也被稱為個體戶聯合的管理模式，適應于中小型的貨運公司中。比較規范的大中型的國際貨運公司的管理流程一般采用的流程化垂直分工的辦法。
　　這種管理流程是將國際貨運業務按照各個環節性質的不同采取不同的崗位，專人負責的辦法來進行管理和監控的，比如市場營銷人員只管市場，操作人員只管訂艙、單證處理，報關人員只管報關，費用處理人員只管費用，商務人員只管代理、合約等，這樣公司部門劃分明確，分工明確，操作專業化、標準化，在規模比較大的公司是必須采取的工作流程。
　　好的國際貨運管理軟件系統，必須能夠支持企業按照規范流程進行管理和業務處理，而且企業能夠通過該系統的應用加強這種科學管理，促進管理水平和效率的提高，而目前國內絕大部分國際貨運管理軟件僅僅停留在單據打印和簡單的費用錄入、收付統計。這些軟件系統不可能對公司管理流程進行清晰的定義，根本談不上按照科學的流程協助企業加強管理，這樣的軟件系統當然也不可能使國際貨運代理企業高速發展。
　　二、跨地域的管理能力：
　　國際貨運企業在跨地域擴張的過程中面臨的最大問題就是信息的共享和管理過程的監督控制，如果這兩點做不好，一方面會使企業的運營成本上升，而且快速擴張失控會導致災難性的后果。所以好的信息系統能夠解決以下兩方面的問題:
　　首先是跨地域的集團化管理。好的信息系統必須支持總公司作為信息中心來進行數據集中和數據分析，以支持總公司成為商務處理中心，決策分析中心。實現監控管理中心的職能，以保證企業的高速擴張在可以控制的范圍之內，同時實現企業規模經營和集團化采購。
　　其次是跨地域的數據交換。好的信息系統必須支持全網絡內部的數據交換和信息共享，以便確保在系統內部的數據共享，以達到降低業務處理成本和提高效率的目的，如果達不到這一點，高速擴張就同樣無法實現。
　　要實現以上兩點，需要解決兩方面的問題，一是數據的集中與分發技術; 二是系統內部必須按照貨運企業的運行特點建立數據管理、共享規則和機制。
　　集中與分發技術問題應該是比較容易解決的，互聯網的出現為數據傳輸提供了很多的傳輸方式，如EDI技術，數據庫同步技術、如郵件打包傳輸、WEB數據集中等。國際貨運代理企業要根據自身的行業特點選擇合適的數據傳送技術方式，就目前的國內網絡環境來說選擇數據庫同步傳輸是比較合適的，因為這種技術成本低，完全自動完成數據的分發和收集，而且數據傳輸也非常及時。當前出現了以Web方式B/S結構來構建跨地域的管理信息。但這種B/S結構的系統對一些業務量大，操作處理頻率高的公司來說，這種方式很難實現高效運作、方便處理的目的，而且復雜的統計分析的功能也很難實現。
　　三、電子商務服務能力
　　高速的跨地域擴張要求企業具有為客戶提供遠程服務的能力，應該有一套良好的電子商務平臺，通過平臺，客戶可以查詢它的所有貨運信息，實現客戶貨物跟蹤、費用跟蹤、單據跟蹤。同時商務平臺實現對客戶零距離的業務咨詢、尋價、網上業務委托等。公司內部人員可以通過商務平臺，實現遠程公司管理和遠程業務查詢和業務交接等。另外，國外代理或收貨人也通過平臺來完成業務處理。通過現代Internet技術實現總公司、分支機構、客戶、代理等的無縫連接。
　　四、未來的延伸能力
　　前面我們已經說過，國際貨運代理企業的轉型必然導致網絡越來越大，服務能力和業務范圍越來越寬。這樣，企業在選擇信息系統時就必須考慮公司未來的發展問題。
　　一個好的國際貨運代理企業管理信息系統，應該能夠從簡單的進出口貨運代理管理，延伸到其他各種物流環節的操作。這就要求信息系統具有延展能力，或者說這個軟件服務商未來能夠提供這種擴展，如果自身的軟件系統或提供信息系統的軟件供應商不能做到這一點，這個系統遲早會滯后于企業發展而淘汰出局，最終的結果是所有的前期信息建設投資宣告失敗。
　　當務之急是建立一個適合自己公司業務操作和快速發展模式的信息系統。當然，任何一個企業需要引進一個適合的信息系統不是易事，因為這個信息系統對內必須涵蓋企業的運作模式，企業的業務處理流程，企業的標準操作模式，企業的管理理念以及深層的企業文化，而且信息系統的組建是一個長期的過程，投資也不低。所以，企業在引進信息系統時一定要選擇專業的，有拓展性的信息系統軟件，而且要有逐步融合、逐步改進和逐步完善的過程準備。一旦一個信息系統在企業中進行了良好的運作，不僅讓企業在管理和服務上一個大大的臺階，而且更能加速企業的發展壯大，只有這樣貨代企業才能在激烈競爭的貨運運輸市場中立于不敗之地。育路職業  

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