2010年單證員考試輔導：制單概述（3）
來源：來源于網絡發布時間：2010-05-20 09:56:03
第三節 制單的方法及要求
目前制單的方法主要有兩種：一是用打字機（包括機械式打字機和電動式打字機）制作，一般放上復寫紙套打，若標明“ORIGINAL”（正本）字樣的為正本，標明“COPY”（副本）字樣的為副本。另一種是采用電腦技術制作，預先輸入有關數據，經修訂較對后一次打印輸出，字體大小、形狀、排列可隨意調整，并可打印多份，正、副本視加注何種字樣而定，正本單據往往需作簽署，而副本單據可不加簽署。
那么，制單時需達到什么要求并注意哪些問題呢？
《UCP500》第14條這樣規定：“如果單據表面上與信用證不符，銀行可拒收單據”。因此，在繕制單據中，必須做到三個“一致”，即“單貨一致”、“單單一致”、和“單證一致”。也就是說：要確保單據與貨物相一致、單據與信用證相一致和單據與單據相一致。具體應注意如下幾個問題：
1、函頭名稱要一致
即各單據位于頂部（或上方）的名稱要與信用證規定一致。譬如，信用證要求提交“COMMERCIAL INVOICE”，則需在原印定的“INVOICE”前加上“COMMERCIAL”一詞；又如，信用證規定提交“CERTIFICATE OF QUALITY”，就不可以“QUALITY CERTIFICATE”代替，盡管兩者意思一樣。
2、貨物描述要一致
即各單據上的貨物描述內容要與信用證規定一致，且各單據的貨名要相互一致。特別是發票的貨物描述要比信用證規定的更詳細、更具體，而不可簡略，而其它單據則可使用統稱，相對簡略一些。譬如，信用證規定貨名為“FROZEN CRAB MEAT”，則發票不可僅打“CRAB MEAT”而漏掉“FROZEN”一詞。
3、計算單位要一致
即各單據使用的貨物計量單位名稱要與信用證規定一致。譬如，來證要求以“M/T”（公噸）為計量單位，則需把某些單據印就的“KGS”（公斤）換算成“M/T”，反之亦然。
4、嘜頭（標記）要一致
即各單據上顯示的嘜頭（標記）要與信用證規定一致，且各單據之間的嘜頭（標記）也應保持相同。譬如，來證要求嘜頭為“MOUNT ELEPHANT BRAND”，則單據均應照打不誤。
5、出單日期要合理
即各單據上的開出日期不僅要符合信用證規定，而且應合乎情理。譬如，匯票的出票日要在信用證規定的期限內，且不應早于各單據的開出日期，保單的投保日期也不得遲于提單日期，產地證、檢驗證日期應早于或等于提單日期，而提單日期則需符合信用證規定的裝運期。
6、貨幣金額要相符
即各單據（主要指匯票、發票和保單）所用貨幣符號及金融大小要符合信用證規定，且各單據之間要對應和匹配。譬如，來證要求以“USD”（美元）表示貨值，則無論匯票、發票還是保單都要以該貨幣來表示，不可用“HKD”（港幣）或“￥”（人民幣）等其它貨幣替代。又比如來證金額為“USD10，000。00”，且無增減金額條款，則匯票金額不能超出該數值，保單金額可按來證規定的CIF發票全值加成10%投保，切不可隨意增大或減小。
7、抬頭人（收件人）名要相符
即各單據上的收受人名稱要符合信用證的具體規定和要求。譬如，發票的抬頭人一般 為信用證的申
請人，而提單的抬頭人有時是申請人，有時是另一收貨人（通常為最終買主），或者作成“TO ORDER OF XX BANK”（憑XX銀行指示）等。中性單據（NEUTRAL DOCUMENTS）需在抬頭人一欄注明“TO WHOM IT MAY CONCERN”（致各有關方面）。
8、出單人（簽發人）名要相符
即各單據上顯示的出單人或簽發人名稱、地址要符合信用證的有關規定。譬如，匯票、發票、裝箱單、函抄和電抄通常由受益人（出口商）出具和簽署（包括打上名稱、地址及簽字），而提單、保險單、檢驗證和產地證分別由運輸公司、保險公司和商檢局（或貿促會）出具和簽署。（實務中，有些由受益人代出具而由有關當局加簽確認）。中性單據不必簽署（指免去出單人名稱及簽字）。
9、單據份數要相符
即各單據的開出份數要符合信用證的規定，且需分清正、副本。譬如，來證要求提交“FULL SET OF CLEAN ‘ON BOARD’ OCEAN BILLS OF LADING” （全套潔凈已裝船海運提單），則應在提單上標明正本份數，且在每份上加注相應序號（如1/3、2/3、3/3）。又如，來證要求“PACKING LIST IN TRIPLICATE ”，則表示需提交正本裝箱單一式叁份。
10、其它內容的相符
除上述項目外，還需注意單據的某些細節內容要符合信用證的特殊規定和要求，且力求使各單據之間保持一致。諸如，各單據應按來證要求或實際情況分別標明有關編號或號碼（如匯票號、發票號、提單號、保單號、產地證號、檢驗證號、信用證號、合同號、許可證號和關稅號等），還有裝、卸貨港（包括收貨地、目的地）、運輸方式（包括船名、車號）運輸路線、使用文字也要一致；此外，單據中的品名、規格、包裝細節、分批裝運、轉運、溢、短裝、費用項目以及簽字、蓋章等等均需符合信用證的具體規定。
總而言之，繕制出口單據是一項十分艱辛、繁雜，且技術性較強的重要工作，需要以認真、科學的態度去對待。但只要肯下功夫，不斷學習和探索，一定能學有所成，并得心應手。