2011年會計(jì)碩士之材料采購入庫流程介紹

　　對于工業(yè)企業(yè)來說，如要正確反映企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債、成本，就必須合理地處理期末的“暫估入帳”業(yè)務(wù)。各個企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、會計(jì)核算方式、會計(jì)環(huán)境以及業(yè)務(wù)人員的見解都不可能完全一致，因此各企業(yè)“暫估入帳”的具體操作方法也不盡相同，比如我所介紹的“暫估入帳”法就另有特色，因?yàn)樗鼘?shí)質(zhì)上是實(shí)價(jià)入帳。
　　有些大型公司使用的了MRPII或ERP系統(tǒng)，其中包含了物料模塊、應(yīng)付模塊、成本模塊、總帳模塊等，目前財(cái)務(wù)軟件也有這些模塊，并更易于操作，我所介紹的暫估入帳法就是建立在這樣的系統(tǒng)基礎(chǔ)上的，因此它是很方便借鑒的。
　　一、采購入庫操作流程
　　應(yīng)付模塊中有一個采購訂單界面，采購部在簽訂采購合同后，在正式采購前須在系統(tǒng)的采購訂單界面錄入訂單內(nèi)容，包括合同號、供應(yīng)商、材料編碼、材料名稱規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、到貨日期、運(yùn)輸及付款條款等，然后將合同正本交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部收到合同正本后對采購訂單進(jìn)行復(fù)核，并將合同存檔。復(fù)核后的采購訂單不能修改。系統(tǒng)中的采購訂單是用于向供應(yīng)商訂貨的單據(jù)，其格式和內(nèi)容是可以編輯的。
　　在材料到達(dá)前采購員在系統(tǒng)中根據(jù)采購訂單自動生成入庫單，并打印出來。一個采購訂單可以分?jǐn)?shù)次入庫，即可以多次生成入庫單，但當(dāng)數(shù)量超過訂單限制時(shí)，系統(tǒng)將會報(bào)警，并將報(bào)警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗(yàn)收。
　　倉庫驗(yàn)收入庫后在入庫單上簽字，將財(cái)務(wù)聯(lián)和采購聯(lián)交采購員，并在系統(tǒng)中確認(rèn)過帳，這時(shí)入庫材料就進(jìn)入了材料子系統(tǒng)了，公司就可以查詢到這筆材料的入庫及庫存情況。
　　發(fā)票到達(dá)后，采購員將發(fā)票單據(jù)、入庫單、申購單等單據(jù)整理并粘貼好交財(cái)務(wù)部入帳。財(cái)務(wù)部將這些單據(jù)核對準(zhǔn)確無誤后，在系統(tǒng)中生成入庫憑證。
　　二、“暫估入帳”操作
　　至月末發(fā)票單據(jù)仍未到達(dá)的，財(cái)務(wù)部就需做“暫估入帳”操作了。
　　月末財(cái)務(wù)部將所有單據(jù)齊全的入庫單轉(zhuǎn)為入庫憑證，剩下未轉(zhuǎn)為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入帳”的入庫單，為穩(wěn)妥起見，將這些需暫估入庫的入庫單清單發(fā)一份給采購部備查。
　　通過程序支持，暫估操作是可以自動化的，點(diǎn)擊系統(tǒng)中“暫估入帳”按扭，系統(tǒng)自動進(jìn)行暫估入帳操作。系統(tǒng)在入庫單信息上加注暫估標(biāo)記，在應(yīng)付帳子系統(tǒng)登記一筆應(yīng)付款記錄，并有暫估標(biāo)記，同時(shí)產(chǎn)生暫估憑證：
　　借：原材料
　　　　其他應(yīng)收款：暫估進(jìn)項(xiàng)稅
　　　　貸：應(yīng)付帳款——暫估
　　下月初，將上月“暫估入帳”沖回，產(chǎn)生紅沖憑證，此時(shí)應(yīng)付帳子系統(tǒng)記入一筆紅沖金額，將上月“暫估入帳”數(shù)據(jù)沖回，子系統(tǒng)中入庫單的“暫估”標(biāo)記消失，處于未編制憑證狀態(tài)，材料子系統(tǒng)數(shù)量、金額不變。
　　采用這種材料“暫估入帳”法一方面保證了月末總帳和子系統(tǒng)帳的完全一致，同時(shí)材料子系統(tǒng)帳始終和倉庫實(shí)物數(shù)據(jù)一致，應(yīng)付帳子系統(tǒng)明細(xì)帳能夠反映材料到貨和發(fā)票到達(dá)的實(shí)際情況，更重要的是暫估入帳材料的“暫估”價(jià)格其實(shí)就是采購實(shí)價(jià)，據(jù)此計(jì)算的生產(chǎn)成本是完全正確的。
　　值得注意的是，不管采取何種“暫估入帳”法，發(fā)票單據(jù)是必需及時(shí)交到財(cái)務(wù)部來辦理帳務(wù)手續(xù)的，本人在實(shí)踐中是采用了考核機(jī)制來保證發(fā)票單據(jù)的及時(shí)性。