2011年會計碩士之材料采購入庫流程介紹

　　對于工業企業來說，如要正確反映企業的資產、負債、成本，就必須合理地處理期末的“暫估入帳”業務。各個企業的業務特點、會計核算方式、會計環境以及業務人員的見解都不可能完全一致，因此各企業“暫估入帳”的具體操作方法也不盡相同，比如我所介紹的“暫估入帳”法就另有特色，因為它實質上是實價入帳。
　　有些大型公司使用的了MRPII或ERP系統，其中包含了物料模塊、應付模塊、成本模塊、總帳模塊等，目前財務軟件也有這些模塊，并更易于操作，我所介紹的暫估入帳法就是建立在這樣的系統基礎上的，因此它是很方便借鑒的。
　　一、采購入庫操作流程
　　應付模塊中有一個采購訂單界面，采購部在簽訂采購合同后，在正式采購前須在系統的采購訂單界面錄入訂單內容，包括合同號、供應商、材料編碼、材料名稱規格、價格、數量、到貨日期、運輸及付款條款等，然后將合同正本交財務部。財務部收到合同正本后對采購訂單進行復核，并將合同存檔。復核后的采購訂單不能修改。系統中的采購訂單是用于向供應商訂貨的單據，其格式和內容是可以編輯的。
　　在材料到達前采購員在系統中根據采購訂單自動生成入庫單，并打印出來。一個采購訂單可以分數次入庫，即可以多次生成入庫單，但當數量超過訂單限制時，系統將會報警，并將報警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗收。
　　倉庫驗收入庫后在入庫單上簽字，將財務聯和采購聯交采購員，并在系統中確認過帳，這時入庫材料就進入了材料子系統了，公司就可以查詢到這筆材料的入庫及庫存情況。
　　發票到達后，采購員將發票單據、入庫單、申購單等單據整理并粘貼好交財務部入帳。財務部將這些單據核對準確無誤后，在系統中生成入庫憑證。
　　二、“暫估入帳”操作
　　至月末發票單據仍未到達的，財務部就需做“暫估入帳”操作了。
　　月末財務部將所有單據齊全的入庫單轉為入庫憑證，剩下未轉為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入帳”的入庫單，為穩妥起見，將這些需暫估入庫的入庫單清單發一份給采購部備查。
　　通過程序支持，暫估操作是可以自動化的，點擊系統中“暫估入帳”按扭，系統自動進行暫估入帳操作。系統在入庫單信息上加注暫估標記，在應付帳子系統登記一筆應付款記錄，并有暫估標記，同時產生暫估憑證：
　　借：原材料
　　　　其他應收款：暫估進項稅
　　　　貸：應付帳款——暫估
　　下月初，將上月“暫估入帳”沖回，產生紅沖憑證，此時應付帳子系統記入一筆紅沖金額，將上月“暫估入帳”數據沖回，子系統中入庫單的“暫估”標記消失，處于未編制憑證狀態，材料子系統數量、金額不變。
　　采用這種材料“暫估入帳”法一方面保證了月末總帳和子系統帳的完全一致，同時材料子系統帳始終和倉庫實物數據一致，應付帳子系統明細帳能夠反映材料到貨和發票到達的實際情況，更重要的是暫估入帳材料的“暫估”價格其實就是采購實價，據此計算的生產成本是完全正確的。
　　值得注意的是，不管采取何種“暫估入帳”法，發票單據是必需及時交到財務部來辦理帳務手續的，本人在實踐中是采用了考核機制來保證發票單據的及時性。