2013考研英語輔導(dǎo)應(yīng)用文寫作之私人和公務(wù)信函(一)

　一、概述

　　書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書信一般可分為商務(wù)信件或公函（business letter or official correspondence）和私人信件（private letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。

　　英語書信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。

　　1.信端（heading）

　　信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、電傳、傳真和郵政編碼等。

　　西方國家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱等。

　　信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫信時(shí)，信端應(yīng)寫在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。

　　信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。

　　采用并列式時(shí)，每行開頭要左對(duì)齊；采用斜列式時(shí)，每行開頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。

　　例如

　　（1）并列式

　　16 fuxing street

　　haidian district

　　beijing

　　post code： 100035

　　people‘s republic of china

　　tel： 63211234

　　aug. 20， 2004

　　（2）斜列式（indented form）

　　16 fuxing street

　　haidian district

　　beijing

　　post code： 100035

　　people‘s republic of china

　　tel： 63211234

　　aug. 20， 2004

　寫信端時(shí)，先寫發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱按由小到大的順序排列，然后與其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號(hào)和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號(hào)碼，比較后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號(hào)碼和街名，則第一行可寫上所在班級(jí)或?qū)�業(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學(xué)校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然后再寫郵政編碼、國名、電話號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。

　　如果使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，則在每行末尾加逗號(hào)，比較后一行的末尾加句號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。

　　特別要注意的是，門牌號(hào)碼和街名之間要加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如new york， 103），表示城市的郵政編碼。

　　關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　①年份應(yīng)完全寫出，不能簡(jiǎn)寫。

　　②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。

　　③月份名稱多用公認(rèn)的縮寫式。但may， june， july，因?yàn)檩^短，不可縮寫。

　　④寫日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞lst， 2nd， 3rd， 4th， 5th，……28th， 29th， 30th， 31lst等。但比較好用基數(shù)詞，簡(jiǎn)單明了。

　　日期可有下列幾種寫法：

　　①oct. 20， 2004

　　②10 may.， 2004

　　③3rd june， 2004

　　④sept. 16th， 2004

　　其中，①比較為通用。

　　2.信內(nèi)地址（inside address， introductory address）

　　信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：

　　①并列式

　　ms. joanna kerry

　　peking university

　　haidian district， 100871

　　beijing

　　china

　　②斜列式

　　ms. joanna kerry

　　peking university

　　haidian district，100871

　　beijing

　　china

　　3.稱呼（salutation）

　　對(duì)收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個(gè)詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號(hào)，英國人用逗號(hào)，但美國和加拿大英語則多用冒號(hào)。稱呼用語可視寫信人與收信人的關(guān)系而定。

　　給外國人寫英文信時(shí)，稱呼用語要注意以下幾點(diǎn)：

　　①對(duì)沒有頭銜的男性一般稱呼mr.。mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對(duì)的稱呼，應(yīng)該是：mr.或mr. white，不可是：mr. phil.若稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用mr.的復(fù)數(shù)形式messrs.。對(duì)一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：messrs. black and brothers布萊克兄弟公司。

　　②對(duì)女性一般稱呼mrs.，madam或miss.mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前madame此詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前mrs.沒有復(fù)數(shù)形式。若稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用mme.的復(fù)數(shù)形式mmes.而對(duì)以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用mesdames稱呼。miss多用于未婚女子，此詞可縮寫為ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

　　③對(duì)收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如professor（縮寫為prof.），doctor（縮寫為dr.），general （縮寫為gen.）。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如prof.（phil）white等。

　　④對(duì)外公函中對(duì)收信人的稱呼，可用gentlemen（而不是gentleman），dear sir （s）和my dear sir（s）等。gentlemen之前不能加dear，后面也不能帶姓名。用sirs時(shí)，前面常用dear一詞，但也可單獨(dú)用sir.若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用madam或其復(fù)數(shù)mesdames.

　　⑤對(duì)外國高級(jí)官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長(zhǎng)、大使、公使和特使等，可用（dear）sir，（dear）mr. chairman，（dear）mr. premier，（my dear）mr. ambassador，your excellency（復(fù)數(shù)為excellencies）。

　　⑥對(duì)君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以sir稱呼，對(duì)女王、女皇和皇后等女性君主，可用madam稱呼。有時(shí)也用your majesty稱呼以表示。客氣和尊敬your majesty可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為your majesties.

　　⑦對(duì)王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（dear）sir或（dear）madam但在正式尊稱時(shí)，一般用your highness （復(fù)數(shù)為highnesses）。