第三節　原材料采購跟單的流程
　　原材料采購跟單的流程為：制作采購單、采購單跟蹤、原材料檢驗與原材料進倉。
　　一、制作采購單
　　跟單員在制作采購單時應注意以下要點：
　　1.審查《采購原材料輔料申請單》。
　　跟單員在審查《采購原材料輔料申請單》時應著重以下內容：
　　(1)適當的采購人。采購所需的內容，只有需用部門、業務員最為清楚，由部門、業務員提出采購。
　　(2)以書面方式提出原材料的采購。
　　(3)確定原材料要求的內容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護等以及售后服務的速度、次數、地點等。
　　(4)以型號規格表明采購的標準。
　　例:(2006年試題)
　　“采購原材料輔料申請單”,通常是由跟單員制作.(錯誤)
　　2.熟悉采購的原材料。
　　3.價格確認。跟單員應對采購原材料的最終價格負責，跟單員有權利向其他供應商了解并尋找最佳供應商，以維護企業最大利益。
　　4.確認質量標準。
　　5.確認原材料采購量。
　　對需求部門或業務員的原材料采購量進行復核，如發現錯誤，跟單員應及時提出并進行彌補工作。
　　6.制定采購單。采購單主要內容有：原材料名稱、確認的價格及付款條件、確認的質量標準、確認的采購量、確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術規范、標準等。另外在采購單的背面，多會有附加條款的規定，亦構成采購單的一部分，其主要內容包括：(1)交貨方式。(2)驗收方式。(3)處罰條款。(4)履約保證。(5)品質保證(保修或保修期限，無償或有償換修等規定)。(6)仲裁或訴訟。(7)其他。
　　7.發出采購單。
　　二、采購單跟蹤
　　采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環節，對于那些長期合作的、信譽良好的供應商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應全力跟蹤。
　　1.跟蹤原材料供應商的生產加工工藝。
　　2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。
　　3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產加工過程是有區別的，為了保證貨期、質量，跟單員需要對加工過程進行監控。
　　4.跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產品零部件生產廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。
　　5.跟蹤成品入庫，對重要的原材料、零部件跟單員應去供應商的倉庫查看。
　　三、跟蹤原材料質量檢驗
　　1.確定檢驗日期
　　跟單員應與供應商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。
　　2.通知檢驗人員
　　跟單員應主動聯系質量檢驗專業人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優先檢驗。
　　3.進行原材料檢驗
　　對一般原材料，采用正常的檢驗程序;對重要原材料，或供應商在此原材料供應上存在質量不穩定問題的，則要嚴加檢驗;對不重要的原材料，或者供應商在此原材料供應上質量穩定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結果應以數據檢測以及相關記錄描述為準。
　　4.處理質量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應的措施，如要求供應商換貨，以及包括扣款、質量整改、降級使用、取消供應商資格等。
　　四、跟蹤原材料進倉
　　1.協調送貨
　　送貨時間需要跟單員與供應商溝通協調確定，如果供應商在沒有得到采購方許可的情況下送貨，跟單員在沒有和供應商協調確定的情況下，都會引起混亂。
　　2.協調接收
　　在供應商送貨前，跟單員一定要協調好倉庫部門的接收工作，否則會出現供應商送貨人員及運輸車輛需要等待較長時間的情況，甚至會出現原材料被拉回供應商所在地的情況。
　　3.通知進貨
　　跟單員在經過以上兩項工作后，即可通知供應商送貨，供應商在得到送貨通知后，應立即組織專職人員進行處理，將原材料送至指定倉庫。
　　4.原材料(零部件)人庫
　　原材料的庫房接收過程有：
　　(1)檢查即將送達的貨物清單信息是否完整(包括原材料的采購單、型號、數量等);
　　(2)接收原材料，對應采購單進行核查;
　　(3)檢查送貨單據及裝箱單據;
　　(4)檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗合格后才能卸貨;
　　(5)卸貨;
　　(6)清點原材料;
　　(7)搬運入庫;
　　(8)填寫“原材料入庫單據”，注意原材料檢驗合格后才能填寫原材料入庫單
　　(9)將原材料人庫信息錄入存儲信息系統中。
　　5.處理原材料(零部件)接收問題
　　由于供應商或者跟單員方面的原因，原材料(零部件)在接收環節上可能會出現以下問題：
　　(1)原材料(零部件)型號與采購單中的要求不一致;
　　(2)未按照采購單中指定的原材料數量送貨;
　　(3)交貨日期不對;
　　(4)原材料的包裝質量不符合要求等。此類問題跟單員需與有關領導一同協調解決，處理方法要現實。