傳真是做外貿常用的通訊手段之一。下面我們就通過一篇例文來看看外貿傳真的寫法。
　　Herbert Import & Export
　　Telephone: (212)2215608
　　Fax: (123) 555-5436
　　388 Station Street, New York, 10018 U.S.A.
　　To: Johnson Company
　　Date: May 23, 2003
　　Attn: Eric Lee
　　From: Simon Davis
　　Your Ref: 2051/ef
　　Our Ref; 5237/nl
　　CC: Kate Long
　　Page: 1
　　Dear Sirs:
　　We are an American company; our shares are to be issued next month. Our company is to be granted a World Bank credit soon. Should you be interested in cooperation or in buying our shares, please do not hesitate to contact us. We look forward to hearing from you.
　　Yours Sincerely,
　　Simon Davis
　　Managing Director
　　赫伯特進出口公司
　　電話：（212）2215608車站街388號
　　傳真：（212）2215706美國紐約 10018
　　發送： 約翰遜公司
　　日期： 1993年5月23日
　　收件人： 埃里克•李
　　發件人： 西蒙•戴維斯
　　貴方編號： 2051/ef
　　我方編號：5237/nl
　　抄送： 凱特•郎
　　頁數：1
　　先生：
　　我方為一家美國公司，我方股票將于下月發行。本公司即將得到世界銀行的一筆貸款。貴方如有興趣與我方合作，或購買我方股票，敬請與我們聯系。恭盼回復。
　　你忠實的
　　西蒙•戴維斯總經理
　　上面引用的傳真首頁上方的信頭，并不是所有傳真都要沿用的格式，但這些內容給收發雙方帶來更多的方便。傳真信頭用縮略語：
　　Ref. (reference) —— 信涵參考編號，一般編號往往包括有關人員的姓名的首字母。
　　Our Ref. —— 我方編號，即發信人編號。
　　Your Ref.—— 貴方編號，即收信人編號。
　　Atten. —— 收件人
　　CC —— 抄送（其他收件人）
　　傳真正文中出現了“be+動詞不定式”結構。這種結構用來表示一種按照計劃或安排即將發生的動作或行為。例如：
　　Our shares are to be issued next month. 我們的股票將于下個月發行。
　　Our company is to be granted a World Bank credit soon. 我們公司即將獲得世界銀行的一筆貸款。