英：
　　● (Receptionist/Assistant))
　　► (Caller)
　　Guidelines for external calls to the company receptionist
　　● Use a positive salutation.
　　(example: Good morning,)
　　● Identify your company and yourself.
　　(example: ABC Incorporated, Marie speaking.)
　　● Give a standard offer of service.
　　(example: May I help you?)
　　► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
　　her/his purpose.
　　(example: Hi, this is Sarah. I’d like to talk to Mr. Long)
　　● Give an appropriate response.
　　(example: Just a moment, please. I’ll transfer your call)
　　Guidelines for external calls to an administrative assistant
　　● Use a positive salutation.
　　(example: Good morning,)
　　● Identify your superior and yourself.
　　(example: Mr. Long’s office, Helen speaking.)
　　► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
　　her/his purpose.
　　(example: Good morning, Helen. This is Sarah. Can I
　　speak to Mr. Long, he’s expecting my call?)
　　● Give an appropriate response.
　　(example: Just a moment, please, while I put you
　　through.)
　　Guidelines for internal calls to a departmental secretary/receptionist
　　● Use a positive salutation.
　　(example: Good morning,)
　　● Identify your department and yourself.
　　(example: Marketing Dept. This is Lucy.)
　　► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
　　her/his purpose.
　　(example: Hi, Lucy. How are you doing? Is Jack around?)
　　● Give an appropriate response.
　　(example: Sorry, he just stepped out.)
　　► Possible return response.
　　(example: OK, I’ll call back later.)
　　中：
　　● (接待員/助手)
　　► (打電話者)
　　公司接待員接聽外部電話的原則
　　● 用積極的問候語。
　　（例： 早上好）
　　● 表明公司和你的身份。
　　（例： ABC有限公司，我叫Marie。）
　　● 使用標準的服務客套話。
　　（例： May I help you?(我能為您做點什么？)
　　► 等侯對方說出其身份和來電話的目的。
　　（例： 早上好，Helen。我是sarah, 請Long先生接
　　聽電話。）
　　● 給一個恰當的回答。
　　（例： 等一下，我把電話轉過去。）
　　公司行政助理接聽外部電話的原則
　　● 用積極的問候語。
　　（例： 早上好）
　　● 表明你的上級和你的身份。
　　（例： Long先生的辦公室，我是Helen。）
　　● 等侯來電話者表明他的身份和目的。
　　（例： 早上好Helen,我是Sarah。我能和Long先
　　生說話嗎？她在等我的電話。）
　　● 給一個恰當的回答。
　　（例： 稍等，我幫你接通。）
　　部門秘書或接待員接聽內部電話的原則
　　● 用積極的問候語。
　　（例： 早上好）
　　● 表明你所在部門和你自己的身份。
　　（例： 銷售部。 我是Lucy。）
　　► 等侯對方說出其身份和來電話的目的。
　　（例： 你好，Lucy。你怎么樣？Jack在嗎？）
　　● 給一個恰當的回答。
　　（例： 對不起，他剛出去。）
　　● 可能得到的回答。
　　（例： 好的，我過會兒再打來吧。）