貨運代理考試輔導之貨運代理訂艙操作常識
來源：來源于網(wǎng)絡 發(fā)布時間：2010-03-25
一、配船指南
適用于所提供的各條航線服務以及拼箱服務。
二、訂艙對象及方式
以價格優(yōu)先，航線好為宗旨，選擇有優(yōu)勢的船東或貨代訂艙。
訂艙方式：以書面訂艙（填寫訂艙單）
訂艙代理指定的托運單格式
非指定的訂艙格式（中海托運單的格式）
三、審核托運單訂艙注意事項
在收到經(jīng)運價中心審核過和訂艙單后，開始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內(nèi)容：
預配船期
箱型，箱量
貨名或貨類
重量，體積（拼箱必須提供的大約數(shù)）
起運港/卸貨港/目的港（必須清晰明確）
付費條款（需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”）
運輸條款以及特別注意事項的要求
經(jīng)過運價中心審核運費無誤后，向船東或貨代訂艙。
四、取得訂艙確認應注意事項
通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認單（SHIPPING ORDER）后，將S/O上相關船東或貨代的資料刪掉，在SO上注明客服/單證聯(lián)系人員的電話，傳真以及EMAIL地址，再將SO傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報關的，先于提前1-2天安排落實好拖車計劃與報關事項。
五、FMS系統(tǒng)錄入以及核查各項費用
錄入的依據(jù)是以BOOKIN GREPORTD 右上運價中心人員注明的工作號，輸入工作號調(diào)出該票將相對應的SO資料錄入。先核對客戶名稱，在訂艙號處輸入SO號，船名航次，截關日，ETD船舶離港時間，裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱，船公司，訂艙代理錄入公司代碼，按保存鍵即可。如有備注注明就在海運界面里點擊訂艙欄里的備注欄注明。點擊費用管理界面，與BOOKING REPORT上的費用相核對，做好相關記號，為后面的確認費用單做好前提工作。
六、跟蹤服務工作
客戶憑SO到碼頭打單處換取設備交接單到具體堆場提空箱裝柜，如客戶反饋打單處不予打單，則由客服向訂艙代理查明原因，通知客戶重新打單并向客戶解釋清楚。
客戶在碼頭提空柜或還重柜遇到問題的，向訂艙單位確認后，及時通知客戶。
提柜后，由于貨物無法備齊，貨主要求推遲一個航次。已經(jīng)提柜后而推遲出口時間，應根據(jù)船公司的船期用箱時間表，合理安排用箱時間若超過船公司提供的免費用箱期限，將依照有關規(guī)定征收集裝箱超期使用費。
因貨主原因來不及按時進場，申請延遲進場。客戶需要向我司提出書面申請LATECOME。在收到客戶申請后向訂艙代理申請LATECOME，待訂艙代理確認后方可通知客戶是否接受申請，如不予接受則向客戶說明理由。
在旺季期間，每周的航線都必定爆艙，客服必須與船東或貨代代理緊密溝通，了解船期的變化，艙位的最新分配情況，及時向業(yè)務員提供最新消息，且向船東或貨代代理申請配船艙位，確保我司訂艙配船艙位。
安排付款以及領取正本提單和電放放貨
客服在船舶截關的前1天將訂艙資料交予單證。在單證補料給訂艙代理的同時向她催要DEBITNOTE，把對單時間與付款時間相互協(xié)調(diào)完成。收到訂艙代理的DEBITNOTE 與 FMS 系統(tǒng)上的費用管理界面核對，把應付訂艙代理的部分款項核對準確無誤，蓋上顯示我們公司的發(fā)票抬頭和地址的章確認給訂艙代理。如訂艙代理的 DEBITNOTE 上的費用與FMS系統(tǒng)上的費用不符或者遺漏，要及時跟運價中心人員溝通，找出原因再確認。收到訂艙代理的發(fā)票，填寫付款申請，轉交商務中心去安排付款事宜。因客戶一核對完提單內(nèi)容，就馬上催要正本提單，所以客服要緊密跟蹤付款的事情。按公司規(guī)定，當天上午到的發(fā)票下午就可以安排付出去，下午到的發(fā)票第二天就可以付款。如當天下午沒銀行回單的，又是客戶著急要單的，找商務中心了解清楚，反饋給業(yè)務員。
每個訂艙代理對領取提單的方式不同，按照訂艙代理的格式要求，填寫相關的寄單委托書，把上面的內(nèi)容列清楚。拿到正本提單，COPY留底并交給商務中心人員簽收。做電放放貨的，必須經(jīng)商務中心人員確認后方可做電放申請給訂艙代理。每個訂艙代理的電放格式單要求有所不同，因此按各家訂艙代理要求嚴格執(zhí)行。
