工程項目的溝通和協調(熟悉)

　　一、概述

　　(一)項目團隊內部的溝通

　　項目所有各方的溝通可概括為兩大類：項目團隊內部的溝通和向團隊外部管理層和客戶進行的溝通。

　　項目團隊成員有四種主要的溝通要求：

　　(1)責任。每一個項目成員都需要非常確切地知道他負責的是項目的哪一部分，與其它部分有哪些聯系。

　　(2)協作。在項目實施過程中，參與項目建設的各方相互依賴，相互協作、相互影響，通過實施過程的溝通使相關各方有效地協調工作，確保項目目標的順利實現。

　　(3)決策要求。要通過溝通使項目成員知道由顧客、項目主辦者和管理者所做出的與項目實施及其業務環境相關的所有決策，從而與相關決策保持高度的一致性。

　　(4)項目進展情況。要通過溝通使項目成員了解項目進展情況并跟上項目的進展。

　　一次富有成效的項目情況會議可以滿足項目團隊內的多種溝通需求，為項目管理人員提供機會：

　　①提升團隊凝聚力;

　　②將來自團隊外部的有關項目進展的信息通報給大家;

　　③發現潛在問題或就共同問題的解決方法進行溝通;

　　④確保整個團隊共同分擔責任以達成所有的項目目標。

　　(二)與管理層和顧客進行溝通

　　成功的項目管理人員可以滿足利害相關者的期望，在所有應得到滿足的利害相關者中，顧客和管理層應排在名單的最前面。項目管理人員應該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。

　　二、工程項目溝通管理的特征

　　⑴復雜性。

　　⑵系統性。

　　三、工程項目溝通的重要性

　　(1)為項目的決策和計劃提供信息。

　　(2)作為組織和控制管理過程的依據和手段。

　　(3)是改善人際關系構建項目管理團隊必不可少的條件。

　　(4)是項目管理人員成功進行項目管理的重要手段。

　　四、溝通方式

　　溝通方式包括：

　　1.書面正式的溝通

　　2.書面非正式的溝通

　　3.口頭正式的溝通

　　4.口頭非正式的溝通

　　溝通方式的選取取決于欲要溝通的對象。

　　口頭溝通的方式有私下聯系、團隊會議或者打電話，這種溝通方式的優點是溝通方便，具有很大程度的靈活性且溝通速度快，能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點是容易失真。而書面溝通則要求精確，它通過文件的發放、會議記錄、往來信函、報告及備忘錄以及電子郵件和工程項目管理信息系統等作為其傳輸載體，其優點是溝通效果好，有較強的約束力，缺點是溝通速度慢。

　　五、消除障礙，提高溝通的有效性

　　(一)有效信息溝通的障礙

　　溝通的障礙：①認知障礙;②語義障礙;③個性和興趣障礙;④態度、情感和偏見造成的障礙;⑤組織結構的影響;⑥信息量過大造成的障礙。

　　(二)有效溝通需要的條件

　　⑴相互之間的文化背景的了解。

　　⑵具有明確的溝通動機和期望。

　　(三)有效溝通的途徑

　　溝通的有效性，主要取決于發送者和接收者對溝通的態度和環境。

　　為了實現有效的溝通，項目管理相關各方應該：

　　①明確希望通過溝通所達到的目標，并做好工程項目的溝通計劃安排;

　　②考慮溝通時的一切環境情況，包括溝通的背景、社會環境、人的環境以及過去溝通的情況等，以便溝通的信息符合環境情況要求

　　③確定進行溝通的方式，并注意使用和改進溝通的技巧;

　　④引起相關人員的興趣，應盡可能取得他人的意見，與他人商議，既可以獲得更深入的看法，也易于獲得其積極的支持;

　　⑤要使用簡單、明確的表達，做好工程項目信息傳播管理;

　　⑥要進行信息的追蹤與反饋，充分發揮工程項目的績效報告的作用;

　　⑦做好工作終結的信息處理。