09年10月自考公文寫作與處理復習資料第十二章

    一、什么是歸檔文件整理工作：★★XJ

    歸檔文件整理工作是指將歸檔文件以件為音位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 宗旨：簡化整理、深化檢索。

    二、歸檔文件整理意義： ★★★J

    1、能夠保持文件之間有機聯系，便于文件的查找利用；

    2、可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管；

    3、為檔案工作奠定了基礎。

    三、文書部門整理制度優越性：★★★J

    1、由文書部門整理（立卷），可以充分發揮文書部門熟悉本職業務和文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件質量和整理（立卷）工作的效率。

    2、由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

    3、由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員查閱文件就比較方便，也便于平時文件的收集與整理。

    4、由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質量，可促進機關檔案工作，提高檔案管理水平，更好的為機關工作服務。

    四、選擇機關公文整理（立卷）立卷的地點應考慮的相關因素：

    1、被確定為整理（立卷）環節的文書部門要直接經手文件的處理。

    2、對整理（立卷）環節所經手處理文件的數量有一定的要求。

    3、確定整理（立卷）環節時，還要考慮機關辦公地點的分布情況。

    4、還要考慮文書工作人員的數量和配備情況及他們對業務的熟悉程度。

    五、歸檔文件整理的概念：★★X

    歸檔文件：指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作文書檔案保存的各種紙質文件材料

    歸檔文件整理：指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。

    六、歸檔文件整理原則：★★★J

    1、遵循文件形成的規律，保持文件之間的有機聯系；

    2、區分文件的不同保存價值；

    3、便于保管和利用。

    七、歸檔文件整理質量要求：★★★XJ

    1、應當齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制；

    2、整理歸檔文件所使用的書寫材料，紙張，裝訂材料等應符合檔案保護要求。

    書寫材料—筆應使用鋼筆和毛筆，墨水應使用藍黑、碳素及墨汁。不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍、紅色墨水等質量低劣的墨水。

    紙張—A4，60-80克膠版印刷紙或復印紙。裝訂材料，如細線、鋼夾、塑料夾等。

    八、歸檔文件整理方法的改革（★試述歸檔文件整理以“件”為單位同傳統的整理方法“立卷”比較不同之處。） ★★★J

    1、取消案卷，實際文件級管理，免除了繁鎖、復雜的組卷過程；

    2、界定“件”的要件，從檢索的實際需要及減輕工作量出發，規定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”；

    3、分類方法固定為年度、保管期限、機構（問題），并允許各單位視具體民政部組合及簡化分類層次；

    4、裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統一規定，只要符合檔案保護要求即可；

    5、文件排列方法強調按事由（即問題）排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據實際情況選用；

    6、歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調整，只保留檢索必備項目；

    7、取消案卷，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

    8、無需編頁呈，目錄改高“頁數”項；

    9、歸檔文件直接裝盒保管；

    10、無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；

    11、檔案盒的項目設置有了較大變化：①封面只設“全宗名稱”；②盒脊保留“全宗號、年度”，增設“保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號”

    九、如何推行文件整理方法（推進以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應做好哪些方面的工作？★★★J

    1、更新觀念，增強改革意識

    2、提高人員素質

    3、加強硬件建設即加大對現代化基礎設施的投入

    4、注意新舊整理方法的銜接

    十、歸檔文件整理的工作步驟 ★★XJ

    1、裝訂—歸檔文件整理的第一步，可從實體上將歸檔文件的基本單位“件”確立下來。

    2、分類—指全宗內歸檔文件的實體分類，將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。

    3、排列—指分類方案確定之后，同一全宗應保持分類方案的穩定

    4、編號—指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明