| 原材料等采購跟單的目的在于滿足對外合同執行中對原材料的需求，即在規定的期限，獲得必需的原材料，避免企業停工待料。 一、采購的含義(考點) 采購通常主要指組織或企業的一種有選擇的購買行為，其購買的對象主要是生產資料。 具體包含以下一些基本含義： 1、所有采購都是從資源市場獲取資源的過程 2、采購既是一個商流過程，也是一個物流過程 3、采購是一種經濟活動 二、原材料采購的原因(略) 三、原材料采購中經常出現的問題(考點) 原材料等到底能不能按時供應，跟單員有大量艱苦細致的工作要做。在原材料等采購跟單工作中，跟單員要事先預計到可能發生的問題，其關鍵環節主要在原材料供應商、采購方企業等控制方面。原材料供應商可能由于管理、生產、技術等多方原因而出現未能按期提供原材料。采購方企業也有可能由于供應商選擇不當或自己工作不到位等原因使供應商未能及時提供原材料。 (一)原材料等供應商方面的原因 1、管理能力方面：生產交貨時間計算錯誤;生產、采購進程管理不健全;質量管理不到位;對再轉包管理不嚴;交貨期責任意識不強 2、生產能力方面：超過產能接單;臨時急單插入;小批量訂單需合起來生產;需調度的材料、零配件采購延遲，生產量掌握不正確;不合格品產生較多 3、技術能力方面：超過技術工藝標準接單;對新下單產品不熟悉;機器設備故障率高 4、其他方面：員工工資低造成工作不努力;春節期間員工流動性大，節后招工不足;企業經營業績不佳，經營者考慮調整經營方向等。 (二)采購方企業方面的原因 1、采購方對原材料供應商的生產能力或技術能力調查不深入，出現原材料供應商選定失誤; 2、采購方提供材料、零部件給生產方加工的供應延遲，造成生產方下道工序加工耽誤; 3、采購方與供應商溝通存在問題，采購單或指示聯絡事項闡述不清，指示聯絡不切實際，單方面指定交貨期，業務手續不全造成工作耽誤; 4、采購方對供應商生產工藝等技術指導、圖紙接洽、變更說明等不到位，質量要求不明確，造成產品不符合要求; 5、跟單員經驗不足，確保貨期意識不強，未能掌握供應商產能的變動，對進度掌握與督促不夠。 第二節 原材料采購跟單要求 原材料采購跟單的基本要求是：適當的交貨時間，適當的交貨質量，適當的交貨地點，適當的交貨數量及適當的交貨價格。 一、適當的交貨時間 適當的交貨時間是跟單員進行原材料采購跟單的中心任務。原材料交貨時間過早或過晚都不利于采購企業的經營運作，跟單員的任務就是使所采購的原材料在規定的時間獲得有效的供應。 二、適當的交貨質量 適當的交貨質量，是指供應商所交的原材料可以滿足企業使用要求。過低的質量要求是不容許的，但過高的質量會導致成本提高，削弱產品的競爭力，這同樣不可取。原材料質量達不到企業使用要求的后果是嚴重的：(考點) 1.會導致企業內部相關人員花費大量的時間與精力去處理，增加大量的管理費用; 2.會導致企業在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加; 3.會導致生產線返工增多，降低生產效率; 4.會導致生產計劃推遲，有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨，會降低客戶對企業的信任度; 5.會引起客戶退貨，導致企業蒙受嚴重損失，嚴重的會丟失客戶。 三、適當的交貨地點 為了減少企業的運輸與裝卸費用，跟單員在進行原材料跟單時應要求供應商在適當的地點交貨，因此跟單員應重點選擇那些離企業近、交通方便的供應商。只要離企業最近、方便企業裝卸運輸的地點都是適當的交貨地點。因交貨地點不當，會增加原材料的運輸、裝卸和保管成本。 四、適當的交貨數量 適當的交貨數量是指每次交來的原材料企業剛好夠用，不產生更多的庫存。 五、適當的交貨價格 一個合適的價格，要經過以下幾個環節的努力才能獲得：(1)多渠道獲得商品報價。(2)比價。(3)議價。(4)定價。 跟單員一般對每個產品的采購，需保留三個以上供應商的報價，有時這些供應商的價格可能相同，也可能不同。但讓這些供應商知道你有多個供應商可選擇，他只是一個競爭者，他們會努力改善合作關系，這樣企業才可能獲得最好的報價和服務。 第三節 原材料采購跟單的流程 原材料采購跟單的流程為：制作采購單、內部報批、采購單跟蹤、原材料檢驗與原材料進倉。 一、制作《采購原材料輔料申請單》 跟單員在制作采購單時應注意以下要點： 1.審查《采購原材料輔料申請單》。 跟單員在審查《采購原材料輔料申請單》時應著重以下內容： (1)適當的采購人。采購所需的內容，只有需用部門、業務員最為清楚，由部門、業務員提出采購。 (2)以書面方式提出原材料的采購。 (3)確定原材料要求的內容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護等以及售后服務的速度、次數、地點等。 (4)以型號規格表明采購的標準。 2.熟悉采購的原材料。 3.價格確認。跟單員應對采購原材料的最終價格負責，跟單員有權利向其他供應商了解并尋找最佳供應商，以維護企業最大利益。 4.確認質量標準。 5.確認原材料采購量。 對需求部門或業務員的原材料采購量進行復核，如發現錯誤，跟單員應及時提出并進行彌補工作。 6.制定采購單。采購單主要內容有：原材料名稱、確認的價格及付款條件、確認的質量標準、確認的采購量、確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術規范、標準等。另外在采購單的背面，多會有附加條款的規定，亦構成采購單的一部分，其主要內容包括：(1)交貨方式。(2)驗收方式。(3)處罰條款。(4)履約保證。(5)品質保證(保修或保修期限，無償或有償換修等規定)。 (6)仲裁或訴訟。(7)其他。 7.發出采購單。 二、采購單跟蹤 采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環節，對于那些長期合作的、信譽良好的供應商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應全力跟蹤。 1.跟蹤原材料供應商的生產加工工藝。 2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。 3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產加工過程是有區別的，為了保證貨期、質量，跟單員需要對加工過程進行監控。 4.跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產品零部件生產廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。 5.跟蹤包裝人庫，對重要的原材料、零部件跟單員應去供應商的倉庫查看。 三、原材料(零部件)檢驗 1.確定檢驗日期 跟單員應與供應商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。 2.通知檢驗人員 跟單員應主動聯系質量檢驗專業人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優先檢驗。 3.進行原材料檢驗 對一般原材料，采用正常的檢驗程序;對重要原材料，或供應商在此原材料供應上存在質量不穩定問題的，則要嚴加檢驗;對不重要的原材料，或者供應商在此原材料供應上質量穩定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結果應以數據檢測以及相關記錄描述為準。 4.處理質量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應的措施，如要求供應商換貨，以及包括扣款、質量整改、降級使用、取消供應商資格等。 四、原材料(零部件)進倉 1.協調送貨 送貨時間需要跟單員與供應商溝通協調確定，如果供應商在沒有得到采購方許可的情況下送貨，跟單員在沒有和供應商協調確定的情況下，都會引起混亂。 2.協調接收 在供應商送貨前，跟單員一定要協調好倉庫部門的接收工作，否則會出現供應商送貨人員及運輸車輛需要等待較長時間的情況，甚至會出現原材料被拉回供應商所在地的情況。 3.通知進貨 跟單員在經過以上兩項工作后，即可通知供應商送貨，供應商在得到送貨通知后，應立即組織專職人員進行處理，將原材料送至指定倉庫。 4.原材料(零部件)人庫 原材料的庫房接收過程有： (1)檢查即將送達的貨物清單信息是否完整(包括原材料的采購單、型號、數量等); (2)接收原材料，對應采購單進行核查; (3)檢查送貨單據及裝箱單據; (4)檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗合格后才能卸貨; (5)卸貨; (6)清點原材料; (7)搬運入庫; (8)填寫“原材料入庫單據”，注意原材料檢驗合格后才能填寫原材料入庫單 (9)將原材料人庫信息錄入存儲信息系統中。 5.處理原材料(零部件)接收問題 由于供應商或者跟單員方面的原因，原材料(零部件)在接收環節上可能會出現以下問題： (1)原材料(零部件)型號與采購單中的要求不一致; (2)未按照采購單中指定的原材料數量送貨; (3)交貨日期不對; (4)原材料的包裝質量不符合要求等。此類問題跟單員需與有關領導一同協調解決，處理方法要現實。 第四節 原材料(零部件)采購跟單方法 跟單員需要在預定的交貨期開始前數天提醒供應商，一方面給供應商適當的壓力;另一方面可及時掌握供應商能否按期交貨或能否交夠所需數量等情況的第一手資料，從而盡快采取相應措施。催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的原材料(零部件)，以使企業的經營成本降低。 (一)催單的方法 催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。 1.按采購單跟催 按采購單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。通常采用以下方法： (1)聯單法。將采購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。 (2)統計法。將采購單統計成報表，提前一定時間進行跟催。 (3)跟催箱法。制作一個30個格子的跟催箱，將采購單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟催相應采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項。 (4)計算機提醒法。利用微軟Outlook系統中的日歷安排計劃功能，將每月需要辦理的催單事項，輸入日歷，每天上班開機，打開OuTL00K系統，它會自動提醒跟單員當天需要辦理的事項。 2.定期跟催 于每周固定時間，將要跟催的采購單整理好，打印成報表定期統一跟催。 (二)催單的規劃 1.一般監控 倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監控即可，通常僅需注意是否能按規定的期限收到檢驗報表，有時可用電話查詢實際進度。 2.預定進度管理時間 對于較重大的業務，跟單員可在采購單或采購合同中明確規定，供應商應編制預定進程表。 3.生產企業實地考察 對于重要原材料(零部件)的采購，除要求供應商按期遞送進度表外，跟單員還可以實地前往供應商生產企業進行實地考察。此項考察，應在采購單內明確約定，必要時可派專人駐廠監督。 (三)催單的工作要點 跟單員要進行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規劃、事中執行與事后考核。具體如下： 1.事前規劃。具體包括：(1)確定交貨日期及數量;(2)了解供應商生產設備利用率;(3)供應商提供生產計劃表或交貨日程表;(4)提高供應商的原材料及生產管理;(5)準備替代來源。 2.事中執行。具體包括：(1)了解供應商備料情況;(2)企業提供必要的材料、模具或技術支援;(3)了解供應商的生產效率;(4)加強交貨前的催單工作;(5)交貨期及數量變更的通知;(6)企業盡量減少規格變更。 3.事后考核。具體包括：(1)對交貨遲延的原因進行分析并做好對策措施準備;(2)分析是否需要更換供應商;(3)執行對供應商的獎懲辦法;(4)完成采購單后對余料、模具、圖紙等收回及處理。 |
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【責任編輯：聶榮 糾錯】 |
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