為了加強全線工程資料的及時收集、歸檔和管理，以及在竣工時順利上交各種竣工資料，特制定以下資料歸檔整理辦法
    為了加強全線工程資料的及時收集、歸檔和管理，以及在竣工時順利上交各種竣工資料，特制定以下資料歸檔整理辦法。
    公路竣工資料一般是按照“誰形成，誰編制”的原則。建設設計施工、監理等單位，根據各自的職責以施工、監理合同段為單位分別編制文件。
    設計文件由建設、設計單位負責編制。
    施工文件和竣工圖表、竣（交）工驗收文件由施工單位編制，監理單位負責檢查審核。（施工文件內容附后）
    監理文件由監理單位負責編制，并負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累的完整、準確情況。（監理文件內容附后）
    具體的編制格式如下：
    案卷構成的順序依次為外封面、內封面、卷內目錄、文件材料、備考表（詳見附件2表）。
    文件材料幅面原則為A4紙（210mm×297mm）。
    打印文字材料原則采用3號仿宋體，表頭標題原則采用20號仿宋體，表格文字、數據原則采用5號標準仿宋體。
    一、頁號規定
    單頁書寫的文件材料在右下角編寫頁號，雙頁書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編寫頁號，且與目錄相對應。圖樣頁號編寫在標題欄外。保管單位之間不連號。
    成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他文件材料組卷的，應排在卷內文件材料最后，已編有頁號的只需在卷內文件目錄頁次中填寫冊數，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。
    案卷封面、卷內目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內備考表不編寫頁號。
    二、案卷封面和脊背的編制
    1、案卷封面須填寫檔號（指檔案分類號和案卷順序號）、項目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等項目。
    案卷內封面須填寫案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、檔號等項目。
    檔號，填寫檔案的類別代號、項目代號和案卷順序號。公路工程類別代號統一為“5”。項目代號是檔案人員為檔案編制的需要而給予該項目的代號。案卷號為該案卷在項目檔案案卷內的排列順序號。類別代號與項目代號之間加“?? ”隔開，項目代號與案卷號之間加“—”號隔開。
    公路工程竣工文件材料分為五級類目：
    第一至第三級類目固定不變，四級類目為單項工程項目代號，項目代號可用阿拉伯數字表示（如：國道107，項目代號為107），也可用建設項目起止點漢語拼音第一字母和某段起止點的漢語拼音第一字母組成，中間加??°。??±符號；五級類目按單項工程竣工文件材料形成的先后：綜合部分、決算和審計文件、監理資料、施工資料、科研新技術資料，分別用1、2、3、4、5表示。
    檔號的形式GL5.1. ××。×－×דGL”：一級類目（公路）；“5”：二級類目（公路工程）：“。”：類級符號；“1”：三級類目（道路）；“××”：四級類目（單項工程項目代碼）；“×”：五級類目（文件材料的五大類文件）；“××”：案卷順序號。案卷順序號不編虛位，從“1”開始編寫。
    檔號章
    檔號章用紅色印泥加蓋在每件文件首頁的左上角，距上邊沿10mm，左邊沿20mm的位置。
    檔號章格式與尺寸如下，檔號章內的“檔號內容”可刻至四級類目（刻制字體4號仿宋體），五級類目類目和順序號可用鋼筆填寫。
    例：GL5（公路工程代號）。1（道路）。ZX（準興高速公路）。1—×××（案卷號）
    案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內文件內容。主要包括公路工程建設項目的起訖里程、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，如屬橋梁隧道等工程項目，還應同時標明結構、部位的名稱。項目名稱以初步設計的批復為準。
    編制單位，是指案卷形成單位。
    編制日期，是指案卷形成日期。
    卷脊應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞。
    2、卷盒背脊檔號欄貼標簽。標簽為白紙，共分四格，自上而下依次填寫全宗號、類別代號、項目代號和案卷號。其中全宗號可暫不填寫。卷盒背脊案卷題名欄可不填寫。（式樣見附件2表4）
    3、案卷裝盒后，隨同案卷目錄一起移交檔案室。
    三、卷內目錄的編制（式樣見附件2表1）
    卷內目錄由順序號、文件材料題名、文件編號、責任者、日期、頁次、備注等項組成。
    順序號，填寫文件材料排列的順序號，用阿拉伯數字從1起依次標注。
    文件編號，填寫文件材料的原始編號或圖樣圖號。 
    責任者，填寫文件材料的直接形成部門或主要責任者。責任者可采用通用的標準簡稱。
    文件材料題名，應填寫文件材料標題全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內容的，應自擬標題。
    日期，填寫文件材料的形成日期，年、月、日，用8位阿拉伯數字表示。
    頁號，填寫每份文件首頁上標注的頁號，最終件標注起止頁號。 
    備注，需要時填寫。
    卷內目錄排列在卷內文件材料的首頁之前。 
    四、備考表的編制（式樣見附件2表2）
    應標明卷內文件材料的件數、頁數，不同載體形式文件的數量以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。
    立卷人應由責任立卷人簽名。
    立卷日期應填寫完成立卷的日期。
    檢查人應由案卷質量審核者簽名。
    檢查日期應填寫審核日期。
    互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。
    五、案卷的裝訂
    1、文字材料統一采用裝訂形式圖紙為主的可采用裝訂和不裝訂兩種形式。不裝訂的材料要逐件加蓋檔號章。
    2、案卷裝訂后裝入科技檔案盒。案卷用塑料夾固定或采用三孔一線裝訂方法，孔距80mm，案卷底邊和裝訂邊要整齊，脊背邊與底邊成90°直角后方可裝訂。不裝訂的圖紙按照卷內目錄的編排次序，編寫好頁碼后裝入卷盒。
    3、案卷裝訂要牢固、整齊、美觀。不同尺寸的文件材料要折疊成A4幅面，其中圖紙統一按照GB/T10609.3—89《技術制圖復制圖的折疊方法》折疊成A4幅面，幅面過小無法裝訂的應裱糊在A4紙上裝訂。
    4、卷內文件材料裝訂前必須去掉金屬物，對破損文件材料修裱完好。
    六、案卷目錄的編制（式樣見附件2表3）
    案卷目錄應在案卷整理完畢后編制，將分類順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、案卷文件份數、案卷頁數、立卷單位、起止日期、保管期限、密級等內容逐項填寫。
    七、照片檔案
    1、照片不能貼在紙上與其它文字材料混合裝訂，應直接裝在符合GB/T11821-89要求的相冊中（相冊可在檔案部門采購）。
    2、照片檔案分照片和底片。照片的案卷頁號，正面編在右上角，背面編在左上角。
    3、照片應題名，題名不宜超過50個字。在盡量保證基本要素內容完整的前提下將下面述及到的“照片文字說明”改寫成照片名稱。
    4、應填寫本張照片內容相關的紙質文字（圖表）材料檔案的檔號（即相冊內應有“參見號”一欄）。
    5、照片文字說明：文字說明的內容應具有事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素。要求文字簡練，一般不超過200個字。
    6、分組說明：由若干張聯系密切的照片組成的一組的總體說明。
    7、案卷題名：一個相冊要擬寫一個案卷題名，寫在封面上。案卷題名應概括本冊內全部照片的基本主題。
    8、要求編寫案卷目錄。
    八、音像檔案
    1、聲像資料要有文字說明（包括錄制說明、錄制單位、錄制人及年、月、日等）聲音清楚，圖像清晰，不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌及其他有害物質。宜將磁帶、錄像帶改制成光盤，以延長保質期。保管期限，可根據科技文件材料中相關的內容來確定。
    2、音像材料檔案，要按形成順序排列，分別編寫流水編號。
    3、要求編寫案卷目錄。