09年10月自考公文寫作與處理復習資料第三章

    2、提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個機關的辦事效率

    3、有利于文書檔案管理的規范化系統化科學化

    十六、公文標注主題詞應注意事項：

    1、必須在公文主題詞表中選用主題詞。

    2、公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。

    3、主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。

    4、一份公文有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二主題內容進行標引。

    5、在公文上標注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。

    6、“主題詞”三字居左頂格用3號黑體字標注在抄送機關上1行，“主題詞”后標冒號；冒號后標主題詞的詞目，詞目之間應有一個安的間距，一般不超過五個主題詞為宜。

    十七、抄送機關的含義：★★X

    抄送機關，指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。

    十八、公文的排版形式：★★★X

    公文的排版形式：是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。

    包括：公文版頭設計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

    十九、發文機關標識：★★★X

    發文機關標識使用小標宋，紅色標識；

    大標題2號宋體，小標題3號宋體；

    秘密等級，緩急時限、主題詞和各標記字符或其他重點推薦使用3號黑體；

    一般的公文發文字號、簽發人、主送機關、正文、附件說明、成文時間、附注、抄送機關、印發說明使用3號仿宋；

    簽發人姓名用3號楷體。

    二十、排版規格的要求：★★★X

    排版規格：正文用3號仿宋，每面22行，每行28個字。

    二十一、公文的稿本：★★★X

    公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。

    草稿是指內容和和文字表述都還未成熟的原始稿件。

    草稿的特點：尚未定型、非正式、無效力。

    公文文稿按修改次數可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點可分為：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

    二十二、公文文本按不同的用途可分為：★★★XP

    1、正本：根據已簽發的定稿制發的正式文件，稱為“正本”。

    特點：蓋有發文機關印章或領導人親筆簽署，以證實文件的效力

    2、副本：凡是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。

    作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用

    3、存本：公文的存本，是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。

    存本與副本的區別：存本是不外發的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關以備查考之用，副本有正本一樣的效用。

    4、修訂本：是對已經發布生效的文件，在實行一段時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充的的文本，從修訂本發布之日起，原文本即行失效。

    5、試行本、暫時本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。

    6、各種文字文本